依樣畫葫蘆

【專案範疇管理】

先前在零基礎專案管理＿專案啟動書（專案章程）文章中有提到專案管理的五大過程（戴明循環），這個是掌握專案管理的基礎知識，在專案管理中，有這五個基本的過程組成每個成功專案的架構。

五大過程：啟動=》規劃=》執行=》監控=》結束

與問題小姐共同產出的【零基礎專案管理】輸出至部落格上的這個專案，還在「啟動」階段中，現已完成「蒐集需求」、「專案章程」，

接著持續產出「範疇說明書」

✅1.專案章程：已完成零基礎專案管理＿專案啟動書（專案章程）

✅2.蒐集需求：完成了需求矩陣。【專案管理人員培訓課程實踐＿蒐集利害關係人需求】

▶️3.定義範疇：產出範疇說明書。

如何定義範疇？

範疇定義的挑戰往往來自：

• 需求的模糊性和快速變化：需求未被充分討論，存在模糊地帶，導致範疇定義含糊。例如：客戶未提供清晰需求時，可能僅訂單化處理，導致利潤不明確或專案失敗。
• 各單位人員本位主義太重：例如：技術本位，沒有客戶導向。例如：業務人員為了訂單未考慮利潤。
• 要求完美：若無明確的時間允許或範圍限制：可能會因過度追求完美（或無目的優化）而浪費資源。故需辨別：一定要、想要、最好有….之定義
• 資源分配不當：各方需求衝突，難以平衡。需優先處理共同目標需求，並對具體需求進行分階段實現。

面對這些困難，專案管理者應積極採用清晰的溝通、變更控制流程和有效的需求優先排序，才能確保範疇定義清楚且具可執行性。

根據 Standish Group 調查結果，專案成功的關鍵因素：

1. 高階主管的支持（18%）：清楚範疇的高層參與能提供必要資源。
2. 使用者/客戶的參與（16%）：與客戶確認需求，減少需求偏差。
3. 有經驗的專案經理（14%）：確保範疇定義和管理過程專業化。
4. 明確的商業目標（12%）：避免模糊目標導致範疇不清。
5. 最小化的專案範疇（10%）：控制範疇在必要的範圍內，避免不必要的額外工作。

            『若少掉前3項，專案就不易成功。』

範疇說明書是什麼？

範疇說明書是專案管理中的一個核心文件，用於清楚地定義專案的範疇。它描述了專案的目標、成果、邊界和限制，並為團隊和利害關係人提供清晰的期望。

我（依樣畫葫蘆）與問題小姐共同產出專案範疇說明書，清晰界定專案範疇且具體可衡量並減少後續執行中的風險與問題。

也是我們實踐以輸出為目的，將我們所學的專案管理基礎能應用且實踐，這就是我們的今年目標。